La decisión de certificar tu empresa en una norma internacional es un paso crucial para elevar tus estándares y evolucionar. Aunque no es una tarea sencilla, los resultados justifican el esfuerzo y la inversión. Las etapas para obtener la certificación son las siguientes:
1. Implementar los Requisitos de la Norma en tu Empresa
Esta etapa es fundamental para el éxito del proyecto, ya que una implementación deficiente puede llevar a resultados no deseados, como no obtener la certificación, un sistema mal implementado que no aporta valor a la empresa o un proyecto inconcluso. Para asegurar el éxito, tienes dos opciones:
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Consultoría Especializada: Buscar los servicios de un consultor con experiencia y una metodología definida para llevar a cabo la implementación de manera adecuada.
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Cursos de Implementación: Buscar cursos enfocados en la implementación de la norma en cuestión. Es importante que el curso incluya ejemplos prácticos, una metodología y un plan de proyecto. Esta opción requerirá un mayor esfuerzo y disciplina por tu parte. Si necesitas recomendaciones sobre cómo implementar proyectos, te dejamos esta publicación.
En esta etapa, la capacitación de todo tu personal es esencial.
2. Pre-Auditoría
Esta etapa se lleva a cabo una vez que has seleccionado a la entidad certificadora. Es una etapa opcional y no es requisito para obtener la certificación. En la pre-auditoría, la entidad certificadora realiza una auditoría para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma (tanto en la documentación como en la implementación). Durante este evento, no se documentan no conformidades y el resultado no influye en la certificación. Puedes solicitar esta pre-auditoría si deseas tener una idea más clara del posible resultado en una auditoría de certificación, ya que se puede considerar como un evento de prueba.
3. Certificación
Esta etapa se divide en dos eventos:
a. Etapa I (Revisión Documental)
Este evento es obligatorio, donde la entidad certificadora, a través de un auditor designado, revisa los documentos desarrollados para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma. Durante esta etapa, es poco probable que el auditor entreviste a los colaboradores de la empresa, ya que la auditoría se centra principalmente en el Coordinador del Sistema de Gestión. El auditor puede identificar y señalar no conformidades, y la empresa está obligada a resolverlas para obtener la certificación.
b. Etapa II (Revisión de la Implementación)
Este evento también es obligatorio, y durante esta auditoría, el auditor designado por la entidad certificadora revisa las áreas donde se ejecutan las actividades y los diferentes procesos. En esta etapa, el auditor entrevista a diversos colaboradores de la empresa y busca evidencia para asegurarse de que se cumplen los requisitos de la norma. Al igual que en la etapa anterior, el auditor puede detectar y marcar no conformidades, que deben ser resueltas por la empresa para obtener la certificación. La empresa solo recibirá el certificado cuando todas las no conformidades se hayan resuelto.
4. Emisión del Certificado
Una vez que el auditor recomienda a la empresa para recibir el certificado y la entidad certificadora avala esa recomendación, se emite el certificado oficial a nombre de la empresa, el cual tiene una validez de tres años.
5. Auditorías de Seguimiento
Para mantener la validez del certificado, la empresa debe someterse a una auditoría de seguimiento antes de que pase un año desde la emisión del certificado, y otra antes de que pasen dos años.
6. Re-Certificación
Antes de que venza el certificado, la empresa debe pasar por una auditoría de re-certificación. Si la empresa demuestra cumplir con los requisitos de la norma, la entidad certificadora emitirá un nuevo certificado con una validez de tres años. Las auditorías de seguimiento y re-certificación se repiten mientras la empresa mantenga el certificado.